Papierloses Büro – Dokumentenverwaltung...

Software Office
 
Ich habe in den letzten Wochen angefangen meinen gesammelten Papierkram der letzten Jahre zu digitalisieren und nun schon ungefähr 4 dicke Leitz-Ordner durch den Scanner gejagt.
Allerdings fehlt mir noch ein Konzept, die ganzen Sachen tatsächlich auch zu verwalten. Macht das jemand von euch in größerem Umfang? Was benutzt ihr da so?

Ich bräuchte wohl insgesamt Software-Empfehlungen & sonstige Tipps für:
a) erstmal die weitere Vorarbeit:
PDF-Scan-Dateien...
– Teilen/Zusammenfügen
– Optimieren/Komprimieren
– OCR
b) dann vor allem natürlich:
– Benennung/Sortierung
– Verwaltung/Tagging
c) und evtl. auch noch:
– zukünftigen Umgang mit den Originalen (vielleicht einfach nur noch nach Datum sortiert in einen großen Ordner?)

Vieles könnte ich z.B. mit Evernote erschlagen, aber hab da doch ein bisschen Sorge, so wirklich ALLES in die Cloud zu schieben...
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Schon mal bei Amazon geguckt? Vielleicht wirst du dort fuendig.

 
Evernote wäre auch mein Vorschlag gewesen. Nutze ich zusammen mit einem Einzugscanner von Canon seit über eineinhalb Jahren für diesen Zweck und bin rundum sehr zufrieden. Archivierung, Tagging, OCR, Auffindbarkeit, Kollaboration… funktioniert alles sehr problemlos auf allen Geräten.
Ja, alles in der Cloud, klar – muss man mögen. Auf der anderen Seite hat man so seine Unterlagen nat. wirklich jederzeit und überall parat und das war jetzt schon mehrfach wirklich sehr, sehr praktisch. Das ist halt die andere Seite.
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Spoiler (anzeigen):

Interessantes Thema.
Mir geht die Zettelwirtschaft zu Hause übelst auf die Eier.
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Fuji Scansnap → OCR mit PDF Scanner Pro → Automatische Datei Benennung mit dem selbigen → Hazeln Rules für OCR Text nach bestimmten Keywords + Tagging und dann in verschiedene Ordner → suche dann per Sportleid gesichert per Time Machine und Chronosync auf Nas, Externe platte und verschlüsseltes DiskImage in der Dropbox.

So im Schnelldurchlauf, dauert erst mal bis man alle Regeln etc. eingerichtet hat und die entsprechenden Keywords und Folder definiert hat für den 85% Fall, der Rest landet dann in ner Inbox die ich (weniger als mir lieb ist) händisch nach sortiere. Am Ende ist es nurnoch Papier aus dem Briefumschlag in den Scanner, Knopf drücken und ab in den Müll. )
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Das tönt alles so aufwändig. Gibts da keine fertige Services dafür? Wäre ja ein riesiger Markt ouw
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Ja. Evernote. ^^
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Ich hatte Evernote bis jetzt immer als mühsamer Notes-Ersatzt begriffen und lediglich Notizen und Anleitungen synchronisiert. Wie man damit Dokumente archiviert ist mir nicht ganz klar.

Aus meinen Bookmarks:

http://www.getdoxie.com/ () (Ich glaube kein Papiereinzug drum irgendwie sinnlos)
http://www.rosenblut.org/2013/06/24/papi...ng-ablage/ (Guter Beitrag)
- http://www.ironicsoftware.com/tagit/ (wird im Beitrag genannt)

Und zwei Posts von früher, an die ich mich erinnerte:
http://stadt-bremerhaven.de/papierloses-...geschafft/
http://stadt-bremerhaven.de/papierloses-...ss-office/

Wie ich das genau realisieren würde ist mir noch nicht klar. Aber aktuell möchte ich keine CHF 500.- für einen anständigen Scanner ausgeben. (
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Mighty Mike schrieb am 29.10.14, 14:56 Uhr:

Ich hatte Evernote bis jetzt immer als mühsamer Notes-Ersatzt begriffen und lediglich Notizen und Anleitungen synchronisiert. Wie man damit Dokumente archiviert ist mir nicht ganz klar.
Da kann ja Evernote nichts dafür ;)
Google spuckt einiges zu dem Thema aus.
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Inzwischen ist das alle Voll-Automatisch. Banken, Versicherungen, Arbeitgeber usw. usw. wird automatisch erkannt und entsprechende sortiert. Es dauert wie gesagt ein Weilchen die Regeln zu erstellen. Aber am Ende sitzt du mit Papier entweder genauso lange da, weil du danach in deinem Chaos suchen musst, oder weil du alles akribisch abheftest. So habe ich alles Digital und die Suche geht Ratz-Fatz. Papierlos heißt ja nicht arbeitslos, aber am Ende wird der Aufwand wesentlich geringer.
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Am Rande: Habe mir heute den für 66 CHF ersteigert. ouw cheer

Werde mich wohl also auch bald mit dem Thema beschäftigen.
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Ich praktizier das schon seit einigen Jahren. Dazu verwende ich den Scanner (Kopierer mit blatteinzug) bei der Arbeit, der bei Bedarf Dokumente in einzelne PDF Dateien teilt oder mehrere Seiten als eine PDF erstellt.

Dank texterkennung von Mac OS X brauche ich keine OCR Konvertierung. Und ich hab schlicht eine ordnerstruktur auf der Festplatte. Bestimmte Dateien werden mehrfach abgelegt, also bspw. Bausparen einmal im (unter-)Ordner Bausparen, einmal im (unter-)Ordner Finanzamt (wenn es um Steuererklärungsunterlagen geht).

Software zur Verwaltung oder auch die Finder tags benutze ich nicht, mir reicht eine (gut durchdachte) ordnerstruktur mit mehreren unterebenen.
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Hatte die Idee einen Raspberry Pi als Scannerserver zu verwenden. Praktiziert das jemand so?
Da könnte man wohl ziemlich viel „vorarbeit“ einbauen..
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Mighty Mike schrieb am 07.11.14, 21:27 Uhr:

Am Rande: Habe mir heute den für 66 CHF ersteigert. ouw cheer

Werde mich wohl also auch bald mit dem Thema beschäftigen.

Und? Taugt? Ich bin für meinen Bedarf auch total mit dem Scanner auf meinem irgendwas-um-200€-allround-Druckerdings zufrieden, der hat sogar auch 'nen ADF mit Duplex und speichert die PDFs auf 'ner SD-Karte, über die man per WLAN zugreifen kann. Außerdem benutze ich für Kleinkram auch öfters mal „Scanner Pro“ auf'm Iphone, das funktioniert ganz gut und synct automatisch z.B. auf Google Drive.

Für die Weiterverarbeitung hab ich jetzt mal mit Hazel angefangen und lasse mir damit automatisch die Dokumente in PdfPenPro zur OCR schieben und danach mit der Hazel Datumserkennung das Datum vor den Dateinamen schreiben, das läuft bei den meisten Dokumenten erstaunlich gut. Ich bin mir aber nicht sicher, ob ich nicht vielleicht per Script einfach das tatsächliche Datei-Erstellungsdatum darauf setzen sollte?

Ansonsten bin ich mir noch nicht so ganz sicher, was ich am Ende für eine Benennung/Verzeichnisse/Tags sinnvoll finde und mach's grad für den Anfang erstmal z. B. so:
2014-06-17_RECHNUNG_Deutsche Post AG.pdf
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Editiert: 04.12.14, 10:35 Uhr
Also der HP Scanjet N6310 ist am Mac getestet und für gut befunden. Nach der Installation der passenden Treibers funktioniert das Gerät absolut problemlos, Texterkennung funktioniert auch.

Interessant ist, dass der Treiber in irgend einer Form mit dem Scanner kommunizieren kann; er definiert „Programme“, die sich dann auf dem Screen des Scanner auswählen lassen. In einem veralteten Treiber [1], den ich zuerst genutzt habe, waren das (nicht-editierbare) Automator Workflows, leider fehlt diese Funktion im aktuellen (IPA?) Treiber [2] komplett. Mit dem aktuellen Treiber wurden diese ca. 12 Workflows auf 5 Voreinstellungen zurückgesetzt.

Nun meine Frage: Wie kann ich in diesen Workflow eingreifen?

Ich stelle mir ein Programmpunkt „Scan to Archive“ vor, der mir die entsprechende Qualität auswählt, den Scan als einzelblätter ablegt und auf der Mac-Seite das Tagging usw. anstösst. Wie startet ihr eure „Einordnungsworkflows“?

Ich habe mich auch schon im (katastrophalen) HP Forum umgeschaut und auch eine passende Frage ohne Antworten gefunden [3]. (

[1] http://www.hpdriver.net/hp-scanjet-n6310-driver/
[2] http://h20564.www2.hp.com/hpsc/swd/publi...nvOid=4159
[3] http://h30434.www3.hp.com/t5/Mac-Printin...d-p/785495

Edit: Unter Windows scheint das problemlos möglich zu sein [4]. Unter Mac startet man nur eine völlig nutzlose HP Utility Applikation planlos
[4] http://h20564.www2.hp.com/hpsc/doc/publi...=c02452186

Edit2:
Die vorgegebenen „Scaneinstellungen“ sind für mich eher nutzlos, dafür springt via Scanner-Screen-Auswahl die IRIS OCR Software an. Wenn ich über Scanners & Printers / Preview scanne kann ich die Scaneinstellungen wählen (DPI / Farbe / Ausgabeformat) dafür läuft dann kein OCR hammer2 heul

Edit3:
Mit veralteten Scanner Treibern (HP Full Feature, nicht ICA) kann man die Scanprofile (auf den Screen des Scanners) editieren. Natürlich kackt die App beim speichern ab. Es scheint als unterstütze HP die aktuelleren (10.9, 10.10) Mac OSs nicht mehr. Schade bei einem 500 USD Drucker, den man noch so kaufen kann brain
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Was muss denn ein Scanner unbedingt können damit die Sache keine Tortur wird?

Ich will hier kein papierloses Büro, eher nur meine bzw. unsere persönlichen Sachen wie Rechnungen, Gehaltszettel etc. archivieren.
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Stapeleinzug und beidseitig scannen. Ansonsten wird es ab drei Blatt so nervig, dass dus nicht regelmäßig machen wirst.
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Hat jemand Erfahrung mit dem Canon Pixma MX925? Der hat auch Duplex-ADF.



35-Blatt-ADF Duplex (beidseitig)


Aus den Fragen bei Amazon:

scannt das Gerät beidseitig in einem Durchgang - also echtes Duplex-Scannen oder wird das Blatt ein zweites Mal über die Scannerzeile geführt? 07.08.2014
Der Duplex-Scan in EINEM Durchgang ist schon prinzipiell nicht möglich da nur ein integriertes Scan-Gerät (=>Vorlagenglas + Scan-Lampe) vorhanden ist! Aber durch das interne, automatische Duplex-Papierhandling wird bei Bedarf, die betr. Seite in ZWEI relativ flotten Durchgängen von beiden Seiten gescannt, und zur weiteren Verarbeitung (=>Kopieausgabe- / Daten-Speichervorgang) ausgegeben. Das dauert pro Seite kaum länger als ein flotter, randloser 10x15 cm Fotodruck, also ein passabler Einlese-(Scan)-Kompromiss, zumindest für den Heimnutzer. Zu beachten ist beim ADF-(Duplex)-Scan dass die Papiervorlage möglichst gerade, knitterfrei und zwischen der einzustellenden, verschiebbaren Papierführung, mit minimalen Spiel einzulegen ist...
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Toni schrieb am 08.11.14, 00:04 Uhr:

Dank texterkennung von Mac OS X brauche ich keine OCR Konvertierung.

Wie machst Du das? in Vorschau habe ich nichts gefunden, das einzige wäre der Acrobat, aber wie dann automatisieren?
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Neuer Ansatz: Ich lasse das ganze via Google Drive erledigen.

Das hat mehrere Vorteile:
1. Ist das Durchsuchen von Dingen ist mehr oder weniger Googles Tagesgeschäft
2. OCR ist inklusive; Ich bin mir noch nicht ganz sicher wo das OCR effektiv durchgeführt wird (Client vs. Cloud), aber ich kann mir vorstellen, dass Google in Punkto OCR „Marktführer“ sein dürfte. Immerhin nutzen die das bei Street View, Bildersuche, reCaptcha...
3. Die Einordnung / Benamsung kann ich mit Google Script erledigen (JavaScript Derivat, ergibt eine ausführbare Script Datei im Google Drive)
4. Backup inklusive (wenn der Platz nicht mehr reicht 10 USD für 1TB)
5. Überall zugänglich
6. Email Rechnungen mit einem Klick einordnen

Der Workflow sähe dann folgendermassen aus:
Scan Google Drive Client oder Upload via Browser (inkl. OCR) Einordnung via Script Ende

Anregungen? Kritik?
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Sind eingescannte Dokumente wie Rechnungen, Gehaltszettel, Sozialversicherung, Rentenkram etc. überhaupt „Rechtskräftig“? Ich weiß nicht genau welcher Begriff passender wäre. Glaube es ist klar was gemeint ist.

Sprich: Benötige ich immer das Original oder geht alles was mit dem Original geht auch mit der Kopie?


Hätte nämlich großes Interesse den kompletten Kram digital auf dem Rechner zu haben.
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Alles was das Finanzamt betrifft, d.h. Rechnungen und Belege musst Du im Original behalten.
Außerdem solltest Du Verträge aufheben.

Es gibt da unterschiedliche Aufbewahrungspflichten.

Hier gibt es einen Artikel dazu: http://www.haz.de/Ratgeber/Verbraucher/R...ufbewahren
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Gibt es hier eigentlich inzwischen irgendwelche super neuen Erfahrungen? So richtig den geilen Workflow habe ich immer noch nicht.
Kann doch nicht sein, dass es dafür keine geilen Fertiglösungen gibt.
Wenn es seit neustem selbst mein Telefon schon überraschend gut schafft, meine Fotos nach ihrem Inhalt zu analysieren/sortieren, kann es doch nicht so schwer sein, PDFs ordentlich zu verwalten ohne alles halb-automatisch mit manuell erstellten Regeln und irgendwelchem Skript-Behelf vorgeben zu müssen?!
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Editiert: 30.09.18, 20:35 Uhr
Guck mal die an:

https://www.netzsieger.de/k/dms-software

Alles eine Frage des Preises.

e:
ecoDMS ist unschlagbar günstig, aber mit Einschränkungen. Kann man privat aber glaub mit leben.
Amagno ist wohl ganz sexy (look and feel, keine Ordnerstrucktur - sucht nur über Volltext nach OCR Erkennung)
Alfresco ist OpenSource mit einer entsprechenden Entwicklergemeinde.
Docuware ist Vollprofi (wenn auch in den Tests nicht so ersichtlich). Privat eher too much.

e2: Btw.: es gibt zur Zeit über 174 verschiedene Lösungen im DMS - Bereich. ;)

e3: Mit den GoBD 2015 (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bist du auch rechts- und revisionssicher unterwegs, wenn du alles digital aufbewahrst. Auch Finanzamt-Dokumente. Es sind ein paar Regeln zu beachten. Google spuckt da aber viel aus.
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Wo siehst du die Nachteile von EcoDMS?
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keine Cloud Lösung. Kann man ja aber selber basteln.
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Ah ok, dachte an was fundamentaleres direkt im Programm.
KW42 kommt eine neue Version, bei der OCR verbessert sein soll - bin gespannt. Preislich halt unschlagbar
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